> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.artific.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.artific.nl/voor-beheerders/eerste-week.md).

# Je eerste week

Een geordend plan om het platform in te richten. Als je het ongeveer in deze volgorde aanhoudt, scheelt dat je overwerk: verschillende stappen bouwen voort op eerdere.

## Dag 1: Rondkijken en het kader zetten

**Oriënteer je.** Log in en open elk menu-item dat je ziet. Het menu toont alleen wat je rechten toelaten, dus zo weet je meteen wat je kunt instellen.

**Stel je huisstijl in.** [Huisstijlinstellingen](/voor-beheerders/organisatie/huisstijl.md): logo, primaire kleur, browsericoon. Het kost tien minuten en het is het eerste wat collega's opvalt. Upload ook een Word-referentiedocument, zodat exports eruitzien als jullie documenten.

**Controleer de organisatie-instellingen.** [Organisatie-instellingen](/voor-beheerders/organisatie/instellingen.md): welke inlogmethodes je toestaat, en of mensen zich zelf mogen registreren.

{% hint style="warning" %}
Beslis nu over bewaartermijnen, samen met degene die over het gegevensbeleid gaat. Het is makkelijker om een bewaartermijn in te stellen voordat er een jaar aan historie ligt dan achteraf uit te leggen waarom alles is verwijderd.
{% endhint %}

## Dag 2: Bepalen wie wat krijgt

Doe dit voordat je assistenten aanmaakt. Toegang bepaalt al het andere.

1. Schrijf op wat voor soorten mensen je hebt: dagelijkse gebruikers, bouwers, beheerders, misschien een supportteam.
2. Bekijk de kant-en-klare rollen onder [Rollen en rechten](/voor-beheerders/toegang/rollen.md). Die dekken de meeste gevallen.
3. Maak per soort mens één [gebruikersgroep](/voor-beheerders/toegang/gebruikersgroepen.md) aan en koppel er de juiste rol aan.
4. Stel **Standaard gebruikersgroepen** in, zodat nieuwe gebruikers ergens zinnigs terechtkomen.

Houd het bij drie of vier groepen. Erbij maken kan altijd; twintig overlappende groepen ontwarren is veel lastiger.

## Dag 3: Eén assistent goed bouwen

Bouw er niet meteen vijf. Bouw er één die een echt probleem van een echt team oplost, en doe dat goed.

1. Kies iets afgebakends met een duidelijke eigenaar: een assistent voor HR-beleid, een assistent voor productsupport.
2. [Maak hem aan](/voor-beheerders/assistenten/assistent-aanmaken.md).
3. Schrijf de [instructies](/voor-beheerders/assistenten/instellingen.md) zorgvuldig. Daar komt de kwaliteit vandaan.
4. Maak een [collectie](/voor-beheerders/kennisbank/collecties.md) aan, upload de documenten en bouw er een [zoektool](/voor-beheerders/kennisbank/zoektools.md) overheen.
5. Koppel de zoektool en zet **Bronvermeldingen tonen** aan.
6. Test hem in **Voorbeeld**. Stel de lastige vragen, niet alleen de makkelijke.
7. Voeg [voorgestelde vragen](/voor-beheerders/assistenten/voorgestelde-vragen.md) toe.
8. Beperk hem tot de juiste gebruikersgroep en publiceer hem daarna.

## Dag 4: Bruikbaar maken en aantonen dat het werkt

**Voeg een berichtstijl toe.** [Berichtstijlen](/voor-beheerders/berichtstijlen.md), gegenereerd vanaf je eigen website en daarna bijgewerkt. Pas hem toe op de assistent.

**Richt kwaliteitscontrole in.** Schrijf vijf of zes [scenario's](/voor-beheerders/kwaliteitscontrole/scenarios.md) voor de vragen die ertoe doen, waaronder één die de assistent moet weigeren. Zet de dagelijkse planning aan. Dit is wat beheerders overslaan en later hadden willen doen.

**Bouw twee Toolbox-elementen.** Zoek een terugkerende schrijftaak en [maak er een element van](/voor-beheerders/toolbox/elementen.md). Voor veel collega's is dit de makkelijkste ingang. Je hoeft er niet voor te kunnen prompten.

## Dag 5: Introduceren

De meest voorkomende oorzaak van een mislukte uitrol is dat niemand het iemand heeft verteld.

1. **Geef mensen iets concreets om te proberen.** "Vraag het de HR-assistent als je de volgende keer iets over verlof wilt weten" werkt. "We hebben nu AI" niet.
2. **Deel de** [**gebruikersdocumentatie**](/voor-iedereen/gebruikers.md)**.** Daar staat niets in dat alleen voor beheerders is, dus je kunt hem naar iedereen sturen.
3. **Zeg bij wie ze terechtkunnen.** Vertel mensen dat jij de beheerder bent en hoe ze je bereiken.
4. **Wees eerlijk over de verwachtingen.** Zeg wat de assistent wel en niet dekt, en vraag mensen om het te melden als een antwoord fout is.

## Week 2 en verder

**Lees de** [**sessielogs**](/voor-beheerders/assistenten/sessie-logs.md)**.** Dit is de waardevolste gewoonte die een beheerder kan hebben. Je vindt er vragen die je nooit had voorzien, formuleringen die je niet had verwacht en gaten in je kennisbank.

**Doe iets met wat je vindt.** Maak van veelgestelde vragen voorgestelde vragen. Maak van gaten documenten. Maak van foute antwoorden scenario's voor kwaliteitscontrole.

**Bekijk de** [**rapportages**](/voor-beheerders/rapportages/activiteit.md)**.** Let op actieve gebruikers in plaats van het totaal aantal sessies. Blijft de adoptie na een lancering vlak, dan vinden mensen het niet nuttig. Ga vragen waarom.

**Breid daarna pas uit.** Zodra één assistent echt werkt, bouw je de tweede. Wat je van de eerste hebt geleerd, maakt hem veel beter dan hij anders was geworden.

## Een checklist

* [ ] Huisstijl ingesteld, Word-referentiedocument geüpload
* [ ] Inlogmethodes en zelfregistratie bepaald
* [ ] Bewaartermijnen besproken en ingesteld
* [ ] Gebruikersgroepen aangemaakt, rollen gekoppeld, standaardgroepen ingesteld
* [ ] Eén assistent gebouwd, getest en gepubliceerd
* [ ] Kenniscollectie aangemaakt en doorzoekbaar gemaakt
* [ ] Berichtstijl aangemaakt en toegepast
* [ ] Scenario's voor kwaliteitscontrole geschreven, dagelijkse run aangezet
* [ ] Twee Toolbox-elementen gepubliceerd
* [ ] Collega's geïnformeerd, met iets concreets om te proberen