> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.artific.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.artific.nl/voor-beheerders/gesprekken/communicatiekanalen.md).

# Communicatiekanalen

Een postbus koppelen aan het platform. Te vinden onder **Inbox → Communicatiekanalen beheren**.

Alleen beheerders zien dit scherm. Staat het niet in jouw Inbox, dan heb je er de rechten niet voor.

## Voordat je begint

Bepaal twee dingen:

1. **Welke postbus.** Een gedeelde teampostbus, geen persoonlijke. Voor elk bericht dat daar binnenkomt, wordt een concept geschreven.
2. **Welke assistent.** De assistent die aan het kanaal is gekoppeld, schrijft elk concept. Bouw en test hem eerst.

Je hebt ook de medewerking nodig van degene die de postbus beheert, want die moet zelf toegang verlenen. Dat ben jij misschien niet.

## Een kanaal koppelen

Kies **Kanaal toevoegen**.

### Stap 1: Kies de provider

Kies de provider waar de postbus bij hoort. Staat de provider die je nodig hebt er niet tussen, neem dan contact op met support. Nog niet elke provider kun je zelf koppelen.

### Stap 2: Instellen en toestemming geven

| Veld                                       | Wat het doet                                                                                                                |
| ------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Chatbot die dit kanaal moet afhandelen** | De assistent die concepten schrijft voor elk bericht dat hier binnenkomt. Dit is de belangrijkste instelling op dit scherm. |

Het scherm laat precies zien wat het platform krijgt:

* binnenkomende berichten uit dit kanaal lezen,
* antwoorden versturen namens dit kanaal,
* de labels beheren waarmee gesprekken worden geordend.

Kies daarna een van twee routes.

**Doorgaan naar de provider**: voor als je de postbus zelf beheert. Je gaat naar het toestemmingsscherm van de provider, logt in, keurt goed en komt terug op de kanalenlijst met een melding van het resultaat.

**Doorsturen naar de eigenaar van het kanaal**: voor als iemand anders de postbus beheert. Dit maakt een toestemmingslink en een vooringevulde e-mail die je die persoon kunt sturen. Diegene opent de link, logt in met het account van de postbus en keurt goed. De postbus komt in jouw organisatie terecht.

{% hint style="warning" %}
De doorgestuurde toestemmingslink verloopt na korte tijd. Komt de eigenaar niet snel in actie, maak dan een nieuwe aan. Ook het wijzigen van de assistent nadat je een link hebt gemaakt, maakt die link ongeldig.
{% endhint %}

Tijdens het inloggen kan de eigenaar een extra bevestigingsscherm van de provider te zien krijgen. Komt diegene daar niet voorbij, neem dan contact op met support in plaats van het herhaaldelijk te proberen.

## De kanalenlijst

| Kolom                  | Wat het laat zien                                  |
| ---------------------- | -------------------------------------------------- |
| **Communicatiekanaal** | Het adres van de postbus.                          |
| **Provider**           | Bij welke provider het hoort.                      |
| **Status**             | **Actief**, **Token ingetrokken** of **Onbekend**. |

**Token ingetrokken** betekent dat de toegang van het platform is verlopen of is ingetrokken, en dat er geen berichten meer binnenkomen. Gebruik **Opnieuw koppelen** op die regel om de toegang te herstellen.

### Acties per regel

| Actie                     | Wat het doet                                                                                                                            |
| ------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Opnieuw koppelen**      | Doorloopt de autorisatie opnieuw voor een kanaal dat de toegang is kwijtgeraakt. Ook zo wijzig je welke assistent het kanaal afhandelt. |
| **Mailtemplate bewerken** | Opent de huisstijltemplate voor dit kanaal. Zie [Mailtemplates](/voor-beheerders/gesprekken/mailtemplates.md).                          |
| **Ontkoppelen**           | Verwijdert het kanaal. Er komen geen berichten meer binnen.                                                                             |

{% hint style="danger" %}
Ontkoppelen stopt onmiddellijk alle inkomende mail voor dat kanaal. Bestaande gesprekken blijven leesbaar, maar er komt niets nieuws binnen en er kunnen geen antwoorden meer worden verstuurd.
{% endhint %}

## Als een koppeling mislukt

De kanalenlijst toont een melding met uitleg over wat er misging. De veelvoorkomende gevallen:

| Melding                                   | Wat te doen                                                                      |
| ----------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------- |
| Er is geen toestemming gegeven            | De eigenaar heeft geweigerd. Vraag of diegene het opnieuw probeert en goedkeurt. |
| De sessie is verlopen                     | Start de koppeling opnieuw.                                                      |
| Het antwoord kon niet worden geverifieerd | Begin opnieuw vanaf de kanalenlijst in plaats van een oude link te hergebruiken. |
| Dit kanaal is al gekoppeld                | Het staat al in jouw organisatie. Controleer de lijst.                           |
| Er ging iets mis aan onze kant            | Probeer het nog één keer en neem daarna contact op met support.                  |

## Na het koppelen

1. Stel de [mailtemplate](/voor-beheerders/gesprekken/mailtemplates.md) in zodat antwoorden eruitzien alsof ze van jou komen.
2. Stuur vanaf een extern adres een testbericht naar de postbus.
3. Controleer of er een gesprek onder **Open** verschijnt met een concept.
4. Lees het concept kritisch. Het is een directe weerspiegeling van de instructies en de kennis van de assistent. Klopt het niet, pas dan de assistent aan, niet het kanaal.