> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.artific.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.artific.nl/voor-beheerders/gesprekken/mailtemplates.md).

# Mailtemplates

Het huisstijlkader rond elk antwoord dat vanuit een kanaal wordt verstuurd. Te bereiken via het menu op de regel van een kanaal, met **Mailtemplate bewerken**.

## Waar het voor dient

De assistent schrijft de tekst van het antwoord. De template levert alles eromheen: jouw koptekst, aanhef, ondertekening, logo en opmaak. Zonder template gaan antwoorden als kale tekst de deur uit.

Elk kanaal heeft een eigen template, zodat `support@` en `info@` er anders uit kunnen zien.

## Het scherm

Twee kolommen: links de **Editor**, rechts een live **Voorbeeld**. Het voorbeeld gebruikt je echte naam en organisatie, dus wat je ziet komt dicht bij wat een ontvanger krijgt.

De editor is een gewone rich-text-editor: vet, cursief, lijsten, links, afbeeldingen, tabellen, lettertypen, groottes, regelafstand en kleur.

## Variabelen

Onder de editor staat een rij **Beschikbare variabelen** als aanklikbare chips. Klik je op een chip, dan wordt die ingevoegd waar je cursor staat. Chips die al in de template worden gebruikt, kleuren groen.

| Variabele                  | Wat het wordt                                |
| -------------------------- | -------------------------------------------- |
| `body`                     | Het antwoord zelf.                           |
| `user.name`                | De naam van de persoon die verstuurt.        |
| `user.company`             | De naam van jouw organisatie.                |
| `customer.firstName`       | De voornaam van de ontvanger. Kan leeg zijn. |
| `customer.email`           | Het e-mailadres van de ontvanger.            |
| `conversation.subject`     | Het onderwerp van het gesprek.               |
| `conversation.referenceId` | Een uniek kenmerk voor dit gesprek.          |

{% hint style="warning" %}
`body` moet precies één keer voorkomen. Zonder deze variabele wordt het antwoord van de assistent helemaal niet ingevoegd en krijgt de ontvanger een lege huls. Komt hij vaker voor, dan wordt alleen de eerste gebruikt. De editor waarschuwt je in beide gevallen.
{% endhint %}

`customer.firstName` kan leeg zijn, omdat niet van elke afzender de naam te achterhalen is. Schrijf je aanhef zo dat hij ook dan goed leest: *"Hallo {{ customer.firstName }},"* wordt dan *"Hallo ,"*. Een aanhef die niet van de naam afhangt is veiliger.

## Een template bouwen

Een werkbare opbouw:

1. Je logo en een koptekstbalk.
2. Een aanhef.
3. `body`: het antwoord.
4. Een afsluitende zin en ondertekening, met `user.name` en `user.company`.
5. Een voettekst met contactgegevens, en het gesprekskenmerk als je dat gebruikt om te volgen.

Houd het eenvoudig. E-mailprogramma's tonen ingewikkelde opmaak onvoorspelbaar, en een eenvoudige, opgeruimde template overleeft dat beter dan een ontworpen exemplaar.

## Opslaan

**Opslaan** bewaart de template. De knop is uitgeschakeld zolang de template een variabele bevat die niet in de lijst staat. De editor vertelt je welke, en je moet die verwijderen of vervangen door een van de chips.

Waarschuwingen over een ontbrekende of dubbele `body` blokkeren het opslaan niet, maar je kunt er beter wel iets mee doen.

**Annuleren** verlaat het scherm zonder op te slaan. Navigeer je weg met niet-opgeslagen wijzigingen, dan krijg je eerst een vraag.

## Testen

Stuur vanaf een extern adres een bericht naar het kanaal, laat de assistent een antwoord opstellen en verstuur het naar jezelf. Lees het zowel op een telefoon als op een computer. Daar komen opmaakproblemen aan het licht.