> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.artific.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.artific.nl/voor-beheerders/kennisbank.md).

# Kennisbank

Waar de documenten van je organisatie staan, en hoe je ze doorzoekbaar maakt voor assistenten en AI Toolbox-elementen.

## Het model in één plaatje

```
Bestanden  →  Mappen  →  Collectie  →  Zoektool  →  Assistent of element
```

| Begrip          | Wat het is                                                                                                                                                 |
| --------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Collectie**   | Een container met een naam voor een verzameling documenten: *Beleid*, *Producthandleidingen*, *Supportartikelen*. De bestanden staan in mappen daarbinnen. |
| **Label**       | Een gekleurd label op een afzonderlijk bestand, voor filteren en voor fijnere sturing van wat een zoektool bestrijkt.                                      |
| **Zoektool**    | Wat een of meer collecties doorzoekbaar maakt. Dit koppel je aan een assistent.                                                                            |
| **Geavanceerd** | De machinerie onder zoektools (indexen, ophaaltools en templates), voor als de begeleide setup niet genoeg is.                                             |

De belangrijkste regel: **documenten uploaden maakt ze nog niet doorzoekbaar.** Een collectie is opslag. Zolang je er geen zoektool over maakt en die tool niet aanzet voor een assistent, kan niets de inhoud vinden.

## Waar begin je

1. [Collecties](/voor-beheerders/kennisbank/collecties.md): maak er een aan en voeg je documenten toe.
2. [Zoektools](/voor-beheerders/kennisbank/zoektools.md): maak ze doorzoekbaar en koppel ze aan een assistent.
3. [Labels](/voor-beheerders/kennisbank/labels.md): zodra je genoeg documenten hebt om te moeten filteren.
4. [Geavanceerd](/voor-beheerders/kennisbank/geavanceerd.md): alleen als je daar een concrete reden voor hebt.

## Een verstandige structuur

Organiseer collecties rond **wie erin moet kunnen zoeken**, niet rond je interne archiefindeling. Toegang geef je per collectie, dus de collectie is de eenheid waarover je later nadenkt.

| Doe dit                                                | Niet dit                            |
| ------------------------------------------------------ | ----------------------------------- |
| *HR-beleid*, *Productdocumentatie*, *Supportartikelen* | *2026*, *Afdeling A*, *Uploads*     |
| Eén collectie per doelgroep of onderwerp               | Eén enorme collectie met alles erin |
| Mappen binnen een collectie voor structuur             | Een aparte collectie per document   |

## Toegang

Elk scherm van de kennisbank vraagt beheerdersrechten. Gewone gebruikers zien dit deel van het menu nooit. Zij merken alleen het resultaat, in de vorm van betere antwoorden en de bronverwijzingen onder die antwoorden.

Binnen de kennisbank kun je een afzonderlijke collectie beperken tot bepaalde gebruikersgroepen met **Alleen zichtbaar voor**. Zo houd je vertrouwelijk materiaal weg bij assistenten die er niet bij horen te komen.

{% hint style="info" %}
Sommige organisaties gebruiken een eerdere versie van deze functie, die in het menu **Bronnen** heet in plaats van **Kennisbank**. Zie [Bronnen](/voor-beheerders/kennisbank/bronnen.md).
{% endhint %}