> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.artific.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.artific.nl/voor-beheerders/kennisbank/collecties.md). # Collecties Collecties bevatten je documenten. Te vinden onder **Kennisbank → Collecties**. ## Het scherm Links een lijst met collecties, rechts de inhoud van de geselecteerde collectie. Elke collectie in de zijbalk toont zijn naam en hoeveel documenten erin zitten. Sommige collecties worden door het platform zelf aangemaakt en zijn gemarkeerd als systeemcollectie, bijvoorbeeld de collectie met bestanden die gebruikers in een chat toevoegen. Die kun je niet hernoemen of verwijderen. Een collectie met een groene badge **Doorzoekbaar** heeft een werkende zoektool. Alles zonder die badge is alleen opslag. ## Een collectie aanmaken Kies **Collectie toevoegen**. | Veld | Wat je invult | | ------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Naam** | Iets wat een beheerder later herkent: *Contracten*, *Beleid*, *Producthandleidingen*. | | **Beschrijving** | Optioneel, maar de moeite waard. Het is de enige plek om vast te leggen wat hier wel en niet in hoort. | | **Alleen zichtbaar voor** | Beperk de collectie tot bepaalde gebruikersgroepen. Laat leeg voor iedereen. | | **Type** | Waar de documenten vandaan komen. | ### Type **Standaard** is de gewone keuze: je uploadt de bestanden zelf. **Website** doorloopt in plaats daarvan een openbare website. Handig om een assistent gelijk te houden met je gepubliceerde documentatie zonder telkens opnieuw te uploaden. | Website-instelling | Wat het doet | | ------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ | | **Start-URL** | Waar het doorlopen begint, bijvoorbeeld `https://docs.example.com`. | | **Max. pagina's** | Een bovengrens voor het aantal opgehaalde pagina's. | | **Crawldiepte** | Hoeveel links diep er gevolgd wordt. Laat leeg om ondiep te blijven. | | **Toegestane patronen** | Doorloop alleen paden die hierop passen, bijvoorbeeld `/docs/*, /api/*`. | | **Geblokkeerde patronen** | Sla deze over, bijvoorbeeld `/blog/*, /assets/*`. | Gebruik die twee patroonvelden. Zonder die velden haalt een grote site ook navigatiepagina's, archieven en andere ruis binnen, en dat maakt zoeken slechter in plaats van beter. {% hint style="info" %} Er bestaan ook andere koppelingstypen om te synchroniseren met externe documentsystemen. Die worden niet door jezelf ingesteld, maar door het platformteam. Vraag het je accountmanager als je er een nodig hebt. {% endhint %} ## Documenten toevoegen Binnen een collectie kun je: * **Uploaden**: opent een bestandskiezer; selecteer zoveel bestanden als je wilt. * **Slepen en plaatsen** van bestanden, ergens op het inhoudsgebied. * **Map toevoegen**: maak een map aan, en mappen binnen mappen. Uploads verschijnen in het paneel **Activiteit**, dat de voortgang toont en mislukkingen meldt met een knop **Opnieuw proberen**. Je kunt ondertussen doorwerken. Bij een **Website**-collectie is er geen uploadknop. Gebruik in plaats daarvan **Nu synchroniseren** om de site op te halen, en **Synchronisatie annuleren** om een lopende ronde te stoppen. {% hint style="warning" %} Er geldt een maximale grootte per bestand. Een te groot bestand mislukt meteen en verschijnt met de reden in het activiteitenpaneel. Heel grote documenten kun je sowieso beter opsplitsen. Een gericht document wordt beter gevonden dan een enorm document. {% endhint %} Upload je een bestand dat al op die plek staat, dan herkent het platform dat en markeert het als **Staat hier al**, in plaats van een dubbel bestand aan te maken. ## Documentstatus Met uploaden ben je er nog niet. Elk document wordt eerst verwerkt voordat het gevonden kan worden. | Status | Betekenis | | ---------------- | -------------------------------------------------------------- | | **Nieuw** | Geregistreerd, nog niet in de wachtrij. | | **In wachtrij** | Wacht op verwerking. | | **Verwerken** | Wordt voorbereid voor zoeken. | | **Geïndexeerd** | Klaar. Dit is de status die je wilt. | | **Mislukt** | De verwerking is mislukt. Beweeg over de status voor de reden. | | **Verouderd** | Het document is gewijzigd en moet opnieuw verwerkt worden. | | **Overgeslagen** | Bewust niet verwerkt. | Een document is pas vindbaar bij **Geïndexeerd**. Blijft alles eindeloos op **Nieuw** of **In wachtrij** staan, dan is er waarschijnlijk nog geen zoektool over de collectie. ## Werken met documenten Selecteer een bestand om het detailpaneel te openen. Dat toont het type, de grootte, wanneer het is bijgewerkt, de labels, welke zoekconfiguraties het bevatten en waar het vandaan komt. Vanaf daar kun je het downloaden, verplaatsen of verwijderen. Selecteer meerdere rijen met de selectievakjes voor **Bulkacties**: | Actie | Wat het doet | | --------------- | --------------------------------------------------------------------------------- | | **Verplaatsen** | Verplaats de selectie naar een andere map in dezelfde collectie. | | **Label** | Voeg in één keer labels toe aan of verwijder ze van alle geselecteerde bestanden. | | **Verwijderen** | Verwijder de selectie. Mappen gaan mee met hun volledige inhoud. | Bestanden kunnen alleen binnen dezelfde collectie verplaatst worden. De filters in de werkbalk (op naam, type, status en label) blijven staan als je tussen mappen wisselt. Dat is met opzet: zo kun je een hele collectie doorlopen op bijvoorbeeld elk mislukt document. {% hint style="danger" %} Een map verwijderen verwijdert alles wat erin zit, en een collectie verwijderen verwijdert de volledige inhoud. Geen van beide kan ongedaan gemaakt worden. {% endhint %} ## Documenten uit beheerde collecties Bestanden die uit een website of een extern systeem komen, zijn gemarkeerd als beheerd. Je kunt ze hier niet hernoemen, verplaatsen, van labels voorzien of bewerken. Het bronsysteem is eigenaar. Pas ze aan waar ze staan en synchroniseer opnieuw. ## Verder Documenten in een collectie zijn nog steeds niet doorzoekbaar. Ga verder met [Zoektools](/voor-beheerders/kennisbank/zoektools.md).